Assistant(e) de direction H/F

Description

Finalités du poste :

• Assister la Directrice de la Direction Datas et Partenariats
• Assister le Directeur Médical et les sous-Directeur(trice)s de la DDP (Développement et Partenariats, Scientifique)
• Coordonner auprès des centres et de la DGOS les activités liées à SIGAPS
• Coordonner les process de signature et l’archivage des contrats de la DDP en lien avec le juridique et la DG

Missions

Missions et activités :

• Assistanat de Direction (administratif et support) :

Secrétariat et organisation des agendas : Directrice de la DDP, Directeur            Médical, sous-Directeur(trice)s (réunions, déplacements, conférences téléphoniques)

Préparation et suivi des réunions : Organisation, préparation des supports et notes, rédaction des comptes rendus (CoDir, Copils…)

Gestion administrative quotidienne : Courriers, mails, appels, demandes diverses

Classement et archivage : Documents administratifs et contractuels, en lien avec le juridique, sur Agatha et Centaure

Soutien proactif et coordination légère (optionnel selon disponibilité)

Anticiper certaines échéances administratives ou réunions pour la Direction

Suivre et rappeler les actions à effectuer par la Direction ou l’équipe (soft suivi de projet)

Préparer des tableaux de bord simples ou synthèses de suivi pour faciliter la prise de décision

Participer ponctuellement à la coordination de projets transverses au nom de la Direction

• Coordination et suivi des projets de la DDP

Assister ponctuellement les sous-Directeur(trice)s et pilotes de programmes (Cohorte CANTO, WeShare, Frog) dans le suivi opérationnel

Assurer l’interface avec : Les autres Directions d’UNICANCER (R&D, DG, RH, DAF, Communication) / Les partenaires financiers (caritatifs, institutionnels, industriels) / Les CLCC et autres promoteurs académiques

Centraliser et coordonner la remontée d’informations pour l’élaboration des rapports annuels d’activité

• Gestion documentaire et communication

Recenser et mettre à jour les publications et communications scientifiques de la DDP

Transmettre les informations à la Direction Communication pour le rapport annuel d’activité

Préparer et maintenir à jour les supports de communication interne et externe de la Direction

• Coordination des activités SIGAPS

Administrateur SIR : mise à jour annuelle des annuaires des personnels de recherche des CLCC et d’UNICANCER

Administrateur SIGAPS : contrôle et gestion des validations des publications scientifiques en interface avec les CLCC

Réalisation des exports bi-annuels à la DGOS (juin et octobre)

Gestion de la boîte mail dédiée SIGAPS pour toutes les demandes des CLCC concernant les publications

• Assistanat transversal et missions complémentaires

Apporter un soutien ponctuel dans la préparation et le suivi de projets transverses de la DDP

Participer à la coordination d’événements internes et externes (séminaires, conférences, comités scientifiques)

Contribuer à la diffusion et au respect des procédures internes et des bonnes pratiques administratifs

Profil

• Capacités de synthèse et d’analyse
• Capacités rédactionnelles
• Autonomie, organisation

 

Prise de poste

La prise de poste est subordonnée à la détention, par le candidat, d’un droit de travailler en France à la date de début du contrat, conformément aux dispositions du Code du travail