Assistant Service Achats et Marchés H/F

Descriptif

Activités principales :

Appui administratif au responsable pour la mise en œuvre des procédures de marchés

-Publication de la procédure marché sur le profil acheteur (e-marchés publics/Dematis)

-Contrôle de la conformité administrative des dossiers de candidatures réceptionnés

-Participation à l’analyse financière des offres

-Préparation des courriers à destination des candidats (notification, convocation…)

-Organisation de réunions (auditions, négociations, mises au point)

Approvisionnement et contrôle de la facturation des fournisseurs

-Contribution à la recherche des produits, services et prestations adaptés

-Consultation de fournisseurs et demande de devis

-Établissement des bons de commande à partir des demandes d’achat et suivi des commandes

-Vérification du service fait (contrôle de la réception) et liquidation des factures

-Gestion des litiges fournisseurs

-Enregistrement des opérations dans le logiciel ERP

-Traitement des demandes d’information de la part des différents interlocuteurs (fournisseurs, services internes de l’établissement)

-Classementetarchivagedesdocumentsachats

Suivi et contrôle de l’exécution administrative et financière des marchés et des contrats

–Gestion des contrats techniques (échéances, reconductions)

–Organisation et participation aux bilans annuels d’activité

-Renseignement des données du marché/contrat dans le logiciel ERP

-Suivi budgétaire des contrats avec établissement de tableaux de bord

-Vérification, mise en signature et enregistrement des documents d’exécution émis pour les opérations de travaux (actes de sous-traitance, Ordres de Service, avenants, actualisation/révision des prix, fiches modificatives de travaux (FTM), réceptions partielles ou totales, levée de réserves)

-Suivi financier des marchés de travaux, traitement des acomptes, des notes d’honoraires, des décomptes généraux définitifs (DGD) et des libérations de retenue de garantie

-Suivi des fournisseurs retenus dans le cadre d’un marché (mise à jour des documents administratifs obligatoires)

-Gestion documentaire des pièces de marchés

Compétences souhaitées :

• TECHNIQUES :

-Maitrise de logiciel ERP (SAGEX3 serait un plus)

-Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques

-Connaissance du logiciel MARCO WEB

-Connaissance des étapes du processus achats ainsi que des méthodologies et techniques achats

-Notions des règles de la commande publique

-Connaissance des techniques générales de gestion administrative

-Capacité rédactionnelle

-Capacité à mettre en forme les documents, les transmettre et les classer

-Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer

-Capacité à travailler en équipe

-Rigueur dans l’exécution des tâches

-Capacité à planifier ses tâches

• RELATIONNELLES :

-Disponibilité

-Respect des règles de confidentialité

-Ponctualité

-Capacité d’adaptation

-Efficacité et fiabilité

-Capacité d’organisation

-Autonomie

-Qualité de communication écrite et orale

-Capacité à transmettre les informations

-Travail en équipe

Formation requise :

Bac + 2/3 minimum dans le domaine des achats ou de la gestion administrative

Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire idéalement dans un établissement de santé ou en cabinet d’ingénierie/d’architecte ou entreprise du bâtiment

SALAIRE : A partir de 2 275 euros brut par mois (selon formation et profil)

Missions

Missions :

Sous l’autorité du responsable achats et marchés, l’assistant achats et marchés participe à la réalisation des différentes étapes du processus achats pour le portefeuille d’achats techniques et travaux:

-Il assiste le responsable dans la mise en œuvre et le suivi des procédures de marché, dans le respect des règles de marchés publics et des règles des procédures achats de l’établissement

-Il assure également l’approvisionnement, depuis la demande d’achat jusqu’à la liquidation et au mandatement de la facture

-Il assure le suivi administratif et financier des différentes phases d’études, des opérations de travaux et des contrats techniques en lien avec le chef du service achats et marchés et la Direction du Patrimoine

Profil

Formation requise :

Bac + 2/3 minimum dans le domaine des achats ou de la gestion administrative

Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire idéalement dans un établissement de santé ou en cabinet d’ingénierie/d’architecte ou entreprise du bâtiment