Assistant(e) administrative H/F

Missions

Organisation et coordination administrative :

• Aide à la gestion des agendas de la DG et planification des RDV et réunions à venir.
• Rédaction et mise en forme de documents simples (notes, courriers, comptes rendus).
• Mise à jour des tableaux de suivi existants au sein de la Direction générale (comptes rendus, décisions, interventions).
• Mise en forme et diffusion de documents et présentations (Word, PowerPoint, etc.).
• Remplacement de l’assistante de direction principale en cas d’absence.

Organisation des réunions et déplacements :

• Réservation de salles et préparation logistique des réunions (pauses, commandes de plateaux repas, matériel, badges, etc.).
• Planification de visioconférences.
• Organisation des déplacements (réservations de transport, hébergement, transferts).
• Saisie des notes de frais simples sous NOTYS.

Gestion administrative quotidienne :

• Gestion des appels téléphoniques, courriers et e-mails (réception, envoi, rédaction, suivi).
• Accueil des visiteurs.
• Commandes de fournitures.
• Classement et archivage des documents papier et électroniques.
• Préparation de dossiers administratifs divers.

Profil

Formation requise :
BTS assistant / secrétariat de direction

Informatique :
Très bonnes connaissances Outlook et du pack Office

Spécifiques 

Langues :

Anglais niveau scolaire apprécié

Qualités professionnelles :
Bonne présentation, rigoureux, bon relationnel, sachant faire preuve d’initiative si nécessaire, sens de la confidentialité

Très bonne expression orale et écrite, aisance rédactionnelle